CẬP NHẬT việc xây dựng và THỰC HIỆN kế hoạch

Trong năm đầu tiên học ở Mỹ, kỹ năng mềm quan trọng nhất tôi đạt được chính là cách lập và thực thi kế hoạch. “Mọi việc chuẩn bị trước tất thành công, nếu không tất thất bại”, câu nói đó quả là chân lý. Chỉ cần vạch ra được kế hoạch hợp lý, đồng thời để khả năng hành động bắt kịp được kế hoạch, như thế bất kỳ mục tiêu hợp lý nào cũng sẽ được thực hiện. Nếu bạn gặp những vấn đề như “vài tháng tới phải thi rồi, tôi nên ôn tập thế nào đây”, “tôi định ra nước ngoài, bây giờ phải chuẩn bị những gì” hay “tôi phải tìm một công việc tốt như thế nào”, xin hãy đọc kỹ phần gợi ý dưới đây.

 

Xây dựng kế hoạch

Trình tự

Các bước lập kế hoạch cụ thể như sau:

  1. Xác định rõ mục tiêu.
  2. Xác định rõ bạn muốn hoặc có thể tiêu tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục tiêu đó.
  3. Xác định rõ cần phải thực hiện những việc gì để đạt được mục tiêu (dù mục tiêu nhỏ).
  4. Dùng thời gian chia nhỏ số lượng mục tiêu. Xác định rõ thời gian hoàn thành từng mục tiêu nhỏ (tiến hành điều chỉnh thời gian dựa trên độ khó dễ tương ứng của từng mục tiêu đó).

Ví dụ:

  1. Mục tiêu: Xin đi du học nước ngoài.
  2. Thời hạn: Một năm.
  3. Mục tiêu nhỏ: Thi GRE, TOEFL hoặc IELTS, viết bài tự thuật, CV, chuẩn bị bảng điểm, thư giới thiệu…
  4. Căn cứ vào độ khó dễ của từng mục tiêu nhỏ, để phân chia thời gian một năm tương ứng. Ví dụ: Một tuần để viết xong CV, một tuần để hoàn thành bảng điểm và thư giới thiệu, hai tháng để viết bài tự thuật, ba tháng để có được TOEFL hoặc IELTS, nửa năm để đạt được chứng chỉ GRE…

Sau khi liệt kê các mục tiêu, bước tiếp theo, ta tiếp tục phân những mục tiêu đó thành những mục tiêu nhỏ hơn – mục tiêu con. Ví dụ:

  1. Mục tiêu nhỏ: Thi GRE
  2. Kỳ hạn: Nửa năm.
  3. Mục tiêu con: Viết luận, ngữ văn và toán.
  4. Phân phối thời gian nửa năm cho từng mục tiêu con tùy vào mức độ khó dễ. Ví dụ, nửa tháng để ôn toán, hai tháng để tập viết luận, hai tháng rưỡi để luyện ngữ văn, một tháng dành ra làm đề thi thử (thời gian này chỉ là ví dụ minh họa, hãy điều chỉnh dựa trên tình hình mỗi cá nhân).

>>> Xem thêm: Cảm ơn năm 2019

Từ đó có thể suy rộng tiếp, mỗi một mục tiêu con có thể được phân thành những mục tiêu siêu nhỏ, mục tiêu siêu nhỏ lại chia thành các mục tiêu siêu siêu nhỏ… Việc hoàn thành mỗi mục tiêu, bất kể nhỏ hay lớn, đều có thể sử dụng phương pháp như trên để tiến hành.

 

Vận dụng sổ kế hoạch hàng ngày

Sau khi liệt kê một loạt các mục tiêu lớn nhỏ như trên, bạn có thể cảm thấy hoa mắt chóng mặt: Trời ạ! Sao nhiều mục tiêu rắc rối thế này, rốt cuộc tôi phải hoàn thành nó sao đây? Đừng hoang mang, một cuộc sống có quy hoạch phải bắt đầu từ việc sử dụng sổ kế hoạch hàng ngày.

Nói đơn giản, đó là cuốn sổ cầm tay giúp mỗi cá nhân bố trí lịch trình, quản lý thời gian. Cuốn sổ này rất đa dạng, có loại thiết kế theo năm, theo quý hoặc theo tháng. Tất nhiên vẻ bề ngoài cũng rất quan trọng, nhưng đối với một cuốn sổ kế hoạch, quan trọng hơn cả vẫn là thiết kế bên trong, chỉ cần đơn giản thực dụng, có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng là được.

>>> Xem thêm: Dịch vụ viết bài PR trên website

Lúc mới dùng sổ, tôi chỉ dùng nó để nhắc nhở mình hạn cuối nộp bài luận. Sau đó mới nhận ra, tôi có thể ghi chú mọi hoạt động trong cuộc sống vào cuốn sổ, để vận dụng tối đa tác dụng của nó. Cứ vậy, tôi bắt đầu dùng chiếc bút có nhiều màu sắc khác nhau đại diện cho những việc khác nhau. Ví dụ, tôi dùng bút đỏ để đánh dấu hạn nộp bài luận, bút đen đánh dấu thời gian thực tập và việc làm thêm, màu xanh da trời đánh dấu thời gian địa điểm các buổi thảo luận với giáo viên hay bạn bè, màu xanh lá cây dành cho những việc vặt như rút tiền, mua thức ăn. Sau khi đã dùng quen, màu sắc không còn quan trọng nữa, việc nào làm xong thì gạch bỏ, từ đó sẽ không còn xảy ra tình trạng quên hoặc dây dưa kéo dài.

Nếu không mua được một cuốn sổ kế hoạch ưng ý, bạn có thể tự mình thiết kế trên file Word. Trước khi ra nước ngoài, tôi cũng không biết đến sự tồn tại của cuốn sổ đó, mà thường dùng máy tính để tự thiết kế bảng kế hoạch học tập. Từng bảng khác nhau đại diện cho ngày và số ngày, mỗi ô ghi những việc phải hoàn thành trong ngày. Sau khi điền xong thì in ra mang theo người để kiểm tra tình hình xử lý công việc. Bảng kế hoạch tự thiết kế thường không có hình mẫu cố định, chỉ cần tiện lợi là được.

>> xem thêm: Dịch vụ viết bài quảng cáo Facebook

Phương Trinh